אם גם אתם בעלי ארגון, גדול או קטן זה כלל לא משנה, אתם בוודאי מבינים את החשיבות שבהקניית כלים נוספים לעובדים שלכם. ואם עוד לא הבנתם זאת, כדאי להפנים את העובדה הבאה:
עובדים אשר מקבלים כלים נוספים, יותר שמחים ויותר פרודוקטיביים.
הדרכות שונות יכולות להקנות כלים מגוונים לעובדים שלכם על מנת להשיג את המטרות שלהם ולקדם את הארגון.
מהותן של הדרכות עובדים
לכל עובד בכל ארגון יש תפקיד, שעליו לבצע למען התפקוד השוטף של הארגון וכדי שהתפקיד יבוצע באופן אופטימלי, העובד צריך את הכלים הנחוצים לו לשם תפקידו המסוים.
למשל, עובד אשר אינו בקיא בשימוש בתוכנות אופיס כמו powerpoint יכול לגרום לעיכובים ביצירת מצגות ללקוחות כאשר יידרש לכך.
המהות של הדרכת עובדים בארגון היא לאפשר לעובדים בארגון לקבל את כל הכלים הנחוצים להם כדי לבצע את התפקיד שלהם בארגון באופן מיטבי.
מטרה נוספת של הדרכת עובדים היא ליצור אחידות מסוימת בין העובדים וכך לאפשר לכל מי שבא במגע עם הארגון, ובדרך כלל מדובר על הלקוחות שלו, לקבל מענה אחיד מכלל הנציגים.
חשיבותה של הדרכת עובדים בארגון
הדרכת עובדים בארגון היא בעלת חשיבות גבוהה מאוד, וככל שהארגון גדול יותר - כך היא גבוהה יותר.
זאת, משום שהן מקנות לעובדים שעוברים הדרכות אלו לא רק את הכלים הפרקטיים לביצוע התפקיד שלהם, אלא גם את הביטחון הנחוץ להם לתפקוד יעיל והדבר נכון וחשוב הן לעובדים שבאים במגע עם לקוחות, עם ספקים, עם עובדים אחרים או כל אדם אחר, שקשור בדרכים כאלו ואחרות להצלחה של הארגון.
מעבר לכישורים המולדים
כולנו נולדים עם כישורים שונים, המלווים אותנו ואותם אנו מפתחים לאורך חיינו. לכל אדם יש את הכישורים המולדים שלו והם ייחודיים לו והשילוב ביניהם הוא שהופך כל אחד מאתנו ליחיד ומיוחד.
יחד עם זאת, לכל תפקיד בארגון נדרשים כישורים מסוימים, שלא תמיד תואמים במדויק את הכישורים הטבעיים של העובד המסוים בתפקיד המסוים ולכן לעתים יש ליישר קו בין העובדים השונים במטרה ליצור קו ארגוני אחיד.
יתרה מזאת, בעידן שלנו, רוב האנשים נדרשים להיות בעלי תואר ראשון לפחות במקצוע שונים אך גם כאן עולה טענה שבמהלך התואר הראשון הסטודנטים אינם מקבלים את הכלים הפרקטיים אשר יועילו להם במהלך העבודה עצמה.
הערך המוסף
כאמור, ההדרכות נותנות לעובדים ביטחון רב וזהו ערך מוסף בפני עצמו, אבל הוא לא היחיד!
ערך מוסף חשוב לא פחות של הדרכות אלו הוא הגיבוש שנוצר בין המשתתפים בהדרכה. גיבוש זה הוא תוצאה של חוויות משותפות במהלך ההדרכה, הלמידה המשותפת, ההפסקות המשותפות וזמן הפנאי המשותף.
כך כל עובד יכול להכיר טוב יותר את הקולגות שלו וכך נוצרת עבודת צוות טובה יותר בין העובדים. כל זאת, בזמן שהם נפגשו במטרה להעשיר את ארגז הכלים המקצועי שלהם.
נושאי ההדרכות לארגונים
הנושאים, עליהם ניתן לקבל הדרכות במסגרת הארגון, הם מגוונים מאוד ומותאמים לסוגי התפקידים הקיימים בארגון. התחומים הנפוצים ביותר הם:
• מחשוב וטכנולוגיה - הדרכות אופיס שונות- PowerPoint,excel, word וכו' .
• הדרכות תכנות – פיתוחי אפליקציות, שפות תכנות שונות, סייבר וכדומה.
• שירות לקוחות – שירות טלפוני, שירות פרונטלי.
• מכירות – מכירות בטלפון, מכירות פרונטלית.
• ניהול והדרכה – ניהול בעידן הדיגיטלי, העצמה אישית, עמידה מול קהל ועוד.
• העשרת שפות- אנגלית, רוסית ושפות נוספות.
נושאים אלו הם נפוצים במיוחד משום שמדובר על תחומים שמעסיקים כל ארגון. כמו כן, ישנן הדרכות בנושאים כדוגמת עבודה בצוות, תקשורת בין אישית וכדומה. הדרכות אלו הינן נפוצות פחות וחבל שכך! שכן מדובר על כלי עבודה חשובים לא פחות מאלו המקצועיים לטובת עבודה משותפת ויעילה ביחד.
סוגי הדרכות לארגונים
הדרכות העובדים בארגונים יכולות להתקיים בדרכים שונות. לעתים מדובר על הדרכות ממוחשבות ולעתים בצורת סדנאות של מפגש אחד או מפגשים ספורים.
כמו כן, ההדרכות יכולות להיות פנימיות ולהתנהל על ידי צוות מדריכים של הארגון עצמו והן יכולות להיות חיצוניות ולהתנהל על ידי מדריכים חיצוניים.
הן להדרכות הפנימיות והן להדרכות החיצוניות יש יתרונות רבים ועל כך נרחיב מיד.
היתרונות של הדרכות פנימיות
להדרכות פנימיות בארגונים יש יתרון אחד ברור במיוחד: ההדרכות מועברות על ידי מדריכים, שבצעו בעבר בעצמם את התפקידים, עליהם הם מדריכים. יתרון זה הוא משמעותי, מפני שכך, המדריכים מכירים היטב את העבודה בפועל ומכירים היטב את הנהלים השונים של הארגון עצמו. כך הם יכולים להביא מניסיונם האישי ולחבר בקלות את החומר המועבר לעבודה המתבצעת בפועל ולהקל על המודרכים להבין את החומר המועבר.
היתרונות של הדרכות חיצוניות
היתרון המשמעותי ביותר של הדרכה חיצונית הוא האפשרות של אדם חיצוני להביא אתו כלים חדשים והשקפה חדשה.
חשוב לציין, שכאשר מדובר על נושאים כלליים כדוגמת שיתוף פעולה בין העובדים, תקשורת בין אישית, ניהול וכדומה, מומלץ ללמוד ממי שכבר הדריך בנושאים אלו בארגונים שונים בעלי תחומים דומים וכך לקבל כלים ומידע מבעלי ניסיון, שגם ראו כיצד הדברים מתנהלים בארגונים אחרים ואספו לאורך הדרך כלים נוספים.
פנימי או חיצוני?
אם אתם מתלבטים בין הדרכה חיצונית לבין הדרכה פנימית, חשוב שתבדקו מהם הצרכים של הארגון.
לדוגמה, אם מדובר על הדרכה, שמתבצעת באופן שוטף כדוגמת הכשרת עובדים לתפקיד מסוים, לעתים ישנה עדיפות לעשות זאת באמצעות הדרכה פנימית, שתיתן את הכלים הייחודיים לארגון ולהוסיף מפגשים ספורים של הדרכה חיצונית.
במידה ומדובר על הדרכה נקודתית בנושא מסוים כדוגמת ניהול, תקשורת בין אישית, מוטיבציה, נאמנות לארגון וכדומה, מומלץ לעשות זאת באמצעות הדרכה חיצונית. זאת, משום שמדובר על נושאים בהם העבודה היא דומה למדי בין הארגונים השונים ולכן גם הכלים הם דומים בהתאם.
תרומתן של הדרכות בארגונים
כל ארגון יכול להרוויח רבות מקיום הדרכה לעובדים שלו!
ראשית, משום שכך ניתן להקנות את הכלים הנחוצים לעובדים באופן מרוכז ומובנה ולא פחות חשוב מכך – מבוקר.
כמו כן, הרי כל ארגון מצפה מעובדיו לעשות את עבודתם באופן יעיל ופרודוקטיבי ולתרום עד כמה שניתן להצלחת הארגון ואת זאת ניתן להשיג באמצעות הקניית כלים שונים והעשרת העובדים, דברים אשר ניתנים באופן מקצועי על ידי מדריכים בעלי יכולות הדרכה טובות ובעלי כלים מעשיים, אותם יוכלו לתת למודרכים שלהם בתוך זמן קצר באמצעות מתודות הדרכה מתאימות.
להפיק את המרב
מן הסתם, כאשר ארגון מתכנן הדרכה לעובדיו, השאיפה היא למצות את כל הפוטנציאל הטמון בה כדי למצות את הפוטנציאל הטמון בעובדים שלו.
לכן חשוב מאוד לבחור היטב הן את המדריכים, הן את הנושאים והן את דרכי העברתם.
גם כמות העובדים אשר ישתתפו בהדרכה צריכה להיות מותאמת לכמות המדריכים. כלומר, תנאי ההדרכה צריכים להיות מותאמים האחד לשני, לצרכים של הארגון וכמובן – לעובדים שיקבלו את ההדרכה.
בחירת מדריך חיצוני
אם החלטתם להשקיע בעובדים שלכם ולהעניק להם הדרכת עובדים שתועבר על ידי מדריכים חיצוניים, חשוב לבחור את המדריכים הללו בתבונה.
כלומר חשוב לבחור את המדריך לפי הניסיון שלו בהדרכת הנושא הספציפי, בו אתם מעוניינים ולפי ההמלצות עליו.
במידה ונדרשים מספר מדריכים בשביל הארגון שלכם, מומלץ לעשות זאת באמצעות חברה, המתמחה במתן הדרכות לארגונים, שתוכל לספק לכם את מספר המדריכים הדרוש לארגון שלכם ולבצע התאמה בין המדריכים לבין הארגון והנושאים הנידונים.
משאבים נדרשים
כדי להבטיח הצלחה של הדרכה בארגונים, יש לתכנן את המשאבים הדרושים לכך מראש.
מדובר על משאבים כגון:
1. חלל מתאים לקיום ההדרכה
2. העלאת המוטיבציה של העובדים לקבלת ההדרכה
3. תכנון לו"ז להדרכה בהתאם לשעות העבודה של המודרכים
4. בחירת נושא בהתאם לצרכים הארגוניים
5. תכנון תקציב מתאים במידה וההדרכה היא חיצונית או הכשרת המדריכים במידה וההדרכה היא פנימית.